Darbuotojų asmens duomenys – sritis, kurioje darbdaviai klysta dažniausiai. Vieni renka viską „dėl visa ko“: kopijuoja asmens dokumentus, kaupia sveikatos pažymas, stebi darbuotojų el. paštą. Kiti, išsigandę reglamento, bijo tvarkyti net tuos duomenis, be kurių darbo santykiai neįmanomi. Tiesa, kaip įprasta, yra per vidurį. Aptarsime, ką darbdavys iš tiesų gali, ko negali ir kur dažniausiai klystama.

Koks teisinis pagrindas tvarkyti darbuotojų duomenis?

Svarbiausia žinia darbdaviams: darbuotojo sutikimas darbo santykiuose beveik nenaudojamas. Priežastis paprasta – BDAR reikalauja, kad sutikimas būtų duotas laisva valia, o darbuotojas, priklausomas nuo darbdavio, laisvos valios šiuo klausimu iš esmės neturi. Sutikimą jis galėtų bet kada atšaukti, ir visa duomenų tvarkymo sistema sugriūtų.

Vietoj sutikimo darbdaviai remiasi kitais pagrindais:

  • darbo sutarties vykdymu – vardas, pavardė, banko sąskaita atlyginimui, kontaktai,

  • teisine prievole – duomenys Sodrai, mokesčių inspekcijai, darbo laiko apskaita,

  • teisėtu interesu – turto apsauga, IT saugumas, kai tai proporcinga ir darbuotojai informuoti.

Ką darbdavys gali daryti be problemų?

Kasdienėje veikloje darbdavys teisėtai tvarko duomenis, kurie tiesiogiai reikalingi darbo santykiams: sudaro ir vykdo darbo sutartis, moka atlyginimą, veda darbo laiko apskaitą, teikia privalomas ataskaitas valstybės institucijoms, administruoja atostogas ir komandiruotes.

Tam nereikia jokių papildomų sutikimų – pakanka, kad darbuotojai būtų aiškiai informuoti, kokie jų duomenys ir kodėl tvarkomi. Tam skirtas privatumo pranešimas darbuotojams, įteikiamas priimant į darbą.

Kur prasideda pilkoji zona?

Darbuotojų stebėjimas

Vaizdo kameros darbo vietoje leidžiamos tik tada, kai kitomis priemonėmis tikslo pasiekti neįmanoma – pavyzdžiui, saugant turtą ar užtikrinant asmenų saugumą. Draudžiama stebėti poilsio zonas, persirengimo kambarius, o slaptas stebėjimas apskritai negalimas. Apie kameras darbuotojai turi būti informuoti raštu.

El. pašto ir interneto naudojimo kontrolė galima tik išimtiniais atvejais, esant aiškiai tvarkai, su kuria darbuotojai supažindinti iš anksto. Skaityti darbuotojo susirašinėjimą „šiaip sau“ – tiesus kelias į pažeidimą.

Sveikatos duomenys

Darbdavys gali žinoti tik tai, kas būtina: ar darbuotojas gali dirbti konkretų darbą (privalomo sveikatos patikrinimo išvada „gali / negali“), nedarbingumo faktą ir laikotarpį. Diagnozės, ligos istorijos, vaistų sąrašai – ne darbdavio reikalas, ir tokių duomenų negalima nei rinkti, nei saugoti.

Asmens dokumentų kopijos

Įsisenėjęs įprotis kopijuoti darbuotojų pasus ar tapatybės korteles „į bylą“ su reglamentu nesuderinamas. Tapatybei patvirtinti pakanka dokumentą pamatyti ir užfiksuoti reikiamus duomenis. Kopija galima tik tada, kai to aiškiai reikalauja teisės aktas.

Dažniausios darbdavių klaidos

Praktikoje kartojasi tos pačios situacijos:

  • buvusių darbuotojų bylos saugomos dešimtmečius be jokios peržiūros,

  • darbuotojų nuotraukos naudojamos įmonės rinkodarai be atskiro sutikimo – čia, priešingai nei kitur, sutikimas kaip tik reikalingas,

  • kandidatų duomenys iš atrankų kaupiami neribotą laiką,

  • personalo duomenys prieinami visiems, ne tik atsakingiems darbuotojams,

  • naujiems darbuotojams neįteikiamas privatumo pranešimas.

Kaip susitvarkyti: praktinis planas

Darbdaviui, norinčiam sutvarkyti darbuotojų duomenų sritį, verta nuosekliai atlikti kelis darbus: peržiūrėti, kokie darbuotojų duomenys realiai kaupiami ir atsisakyti perteklinių; parengti arba atnaujinti privatumo pranešimą darbuotojams; nustatyti saugojimo terminus ir sunaikinti pasenusias bylas; apriboti prieigą prie personalo duomenų; sutvarkyti vaizdo stebėjimo ir IT naudojimo tvarkas.

Sudėtingesnėse situacijose – kai naudojamas stebėjimas, tvarkomi sveikatos duomenys ar kyla ginčas su darbuotoju – verta pasitelkti duomenų apsaugos specialistą. Darbo ginčuose duomenų tvarkymo pažeidimai vis dažniau tampa papildomu argumentu prieš darbdavį.

Apibendrinimas

Darbuotojų duomenų apsauga nereikalauja nei perdėto atsargumo, nei nieko bendro neturi su „viską renkame, nes visada taip darėme“. Pakanka aiškios logikos: tvarkyti tik tai, kas būtina darbo santykiams, apie tai sąžiningai informuoti, o jautriose srityse – stebėjimas, sveikata, nuotraukos – veikti ypač apgalvotai. Tvarkingi procesai saugo ne tik darbuotojus, bet ir patį darbdavį.